DivatiAI ist der digitale Empfang für kleine und mittlere Unternehmen, die telefonisch erreichbar sein möchten, ohne ständig selbst ans Telefon gehen zu müssen. Das System nimmt Anrufe zuverlässig entgegen, begrüßt Anrufer freundlich, erfasst Anliegen strukturiert und koordiniert einfache Terminwünsche automatisiert. So bleibt Ihr Unternehmen erreichbar, während Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.
Telefonische Erreichbarkeit ist für viele Betriebe geschäftskritisch, wird im Alltag jedoch zur Belastung. DivatiAI setzt genau hier an und macht aus einem permanenten Störfaktor einen kontrollierten, ruhigen Prozess.
DivatiAI – Der verlässliche Erstkontakt für Ihr Unternehmen
- Jederzeit erreichbar, ohne Personalaufwand
Anfragen werden sofort angenommen und strukturiert bearbeitet. - Entlastung für Ihr Team
Routinekommunikation läuft automatisiert und kontrolliert. - Konsistente, professionelle Antworten
Einheitliche Tonalität und klare Regeln statt Zufall. - DSGVO-konform und unter Ihrer Kontrolle
Datenschutz, Transparenz und EU-Standards von Anfang an.
Für wen DivatiAI gedacht ist
DivatiAI richtet sich an Unternehmen mit regelmäßigem telefonischem Kundenkontakt, bei denen Erreichbarkeit erwartet wird, aber nicht dauerhaft personell abgedeckt werden kann. Dazu zählen insbesondere Praxen, Kanzleien, Handwerksbetriebe, Werkstätten, Agenturen sowie Dienstleister mit Terminbetrieb. Häufig sind Geschäftsführung, Inhaber oder Praxisleitung zugleich Entscheider und Nutzer.
Auch kleinere Organisationen, Startups oder Betriebe ohne eigenes Empfangspersonal profitieren von DivatiAI, wenn Anrufe bislang auf private Mobiltelefone umgeleitet werden oder Rückrufe den Arbeitsfluss dominieren. DivatiAI ist nicht für komplexe Callcenter-Strukturen konzipiert, sondern für reale KMU-Alltage mit begrenzten Ressourcen und hohem Anspruch an Professionalität.
Typische Herausforderungen im Arbeitsalltag
In vielen Unternehmen klingelt das Telefon genau dann, wenn keine Zeit ist, den Anruf anzunehmen. Behandlungen laufen, Termine finden statt, Mitarbeitende sind auf Baustellen oder in Gesprächen gebunden. Verpasste Anrufe werden notiert, Rückrufe verschoben oder ganz vergessen. Kunden warten, sind unsicher oder wenden sich an Wettbewerber.
Hinzu kommt, dass ein Großteil der Anrufe einfache Anliegen betrifft: Terminwünsche, kurze Rückfragen oder Weiterleitungen. Trotzdem unterbrechen diese Anrufe konzentrierte Arbeit, erzeugen Stress und binden Aufmerksamkeit. Klassische Anrufbeantworter lösen dieses Problem nicht, da sie weder strukturieren noch aktiv unterstützen.
Wie DivatiAI unterstützt
DivatiAI fungiert als erste Anlaufstelle für telefonische Kontakte. Eingehende Anrufe werden automatisch angenommen und in natürlicher, höflicher Sprache geführt. Das System erkennt typische Anliegen, beantwortet einfache Fragen und koordiniert Terminwünsche anhand definierter Regeln. Relevante Informationen werden strukturiert erfasst und bei Bedarf an Menschen weitergegeben.
Dabei arbeitet DivatiAI bewusst kontrolliert und nachvollziehbar. Es gibt keine offenen, unkontrollierten Dialoge, sondern klar definierte Gesprächslogiken. Sobald ein Anliegen komplex wird oder menschliches Eingreifen erforderlich ist, erfolgt eine gezielte Übergabe. So entsteht Entlastung, ohne Risiken einzugehen.
DivatiAI lässt sich in bestehende Abläufe integrieren, ohne dass Prozesse neu gedacht oder Systeme ersetzt werden müssen. Die Einführung ist bewusst schlank gehalten, damit der Nutzen sofort spürbar wird. DivatiAI ist konzeptionell und architektonisch vollständig definiert und wird schrittweise in produktive Anwendungsfälle überführt. Der Einstieg erfolgt über klar abgegrenzte Piloten mit realer Arbeitslast.
Ihre Vorteile mit DivatiAI
- Zentrale Anlaufstelle für Anfragen
DivatiAI übernimmt eingehende Kundenanfragen strukturiert und zuverlässig, unabhängig von Kanal oder Tageszeit. - Entlastung von Mitarbeitenden
Routineanfragen werden automatisiert beantwortet, sodass Ihr Team sich auf fachliche und persönliche Aufgaben konzentrieren kann. - Konsistente und kontrollierte Kommunikation
Jede Antwort folgt klar definierten Regeln, Tonalitäten und Freigaben. Keine improvisierten Aussagen, keine ungewollten Abweichungen. - Schneller erreichbar für Kunden
Anfragen werden sofort angenommen und bearbeitet. Wartezeiten werden reduziert, Erreichbarkeit spürbar verbessert. - Nahtlose Integration in bestehende Abläufe
DivatiAI fügt sich in vorhandene Prozesse und Systeme ein, ohne diese zu ersetzen oder unnötig zu verkomplizieren. - Datenschutz und Kontrolle auf EU-Niveau
Ausgelegt für DSGVO-konforme Nutzung mit klarer Datenhoheit und nachvollziehbaren Entscheidungswegen. - Skalierbar ohne zusätzlichen Personalaufwand
Steigendes Anfragevolumen lässt sich bewältigen, ohne neue Stellen schaffen zu müssen. - Professioneller Auftritt ab dem ersten Kontakt
Jeder Erstkontakt wirkt strukturiert, zuverlässig und souverän – auch außerhalb Ihrer Geschäftszeiten.
Was DivatiAI bewusst nicht ist
DivatiAI ist kein Callcenter, kein Vertriebssystem und keine komplexe Telefonanlage. Es ersetzt kein persönliches Gespräch und übernimmt keine Beratung oder Entscheidungsfindung. Ebenso ist DivatiAI kein CRM und keine Support-Plattform für umfangreiche Fälle.
Diese bewusste Begrenzung ist zentral für die Zuverlässigkeit des Systems. DivatiAI automatisiert nur das, was sicher, sinnvoll und im Alltag wirklich entlastend ist. Alles andere bleibt dort, wo es hingehört: beim Menschen. Eine verbindliche Einordnung finden Sie in unserer KI-Referenz.
Typische Einsatzszenarien
In einer Arzt- oder Therapiepraxis nimmt DivatiAI Anrufe entgegen, während Behandlungen laufen, und koordiniert Terminwünsche, ohne den Praxisbetrieb zu stören. In einem Handwerksbetrieb werden Anrufe auch während der Arbeit auf der Baustelle angenommen, Anliegen erfasst und Rückmeldungen vorbereitet. In einer Kanzlei filtert DivatiAI Anfragen außerhalb der Bürozeiten vor und sorgt dafür, dass kein Kontakt verloren geht.
In all diesen Szenarien bleibt der Mensch die fachliche Instanz, während DivatiAI den Erstkontakt übernimmt und für Ruhe und Struktur sorgt.
Transparenz, Datenschutz und Verantwortung
DivatiAI ist konsequent auf Datenschutz und Verlässlichkeit ausgelegt. Die Verarbeitung von Sprachdaten erfolgt zweckgebunden, nachvollziehbar und DSGVO-konform. Hosting und Datenverarbeitung finden in der EU statt, klare Dokumentationen und vertragliche Regelungen schaffen Transparenz.
DivatiAI versteht sich nicht als Blackbox-KI, sondern als kontrolliertes Werkzeug. Entscheidungen und Übergaben sind nachvollziehbar, Gesprächslogiken klar definiert. Das schafft Vertrauen bei Unternehmen und Anrufern gleichermaßen.
Einführung und Zusammenarbeit
Der Einstieg mit DivatiAI ist bewusst einfach gehalten. Gemeinsam werden typische Anrufgründe und Terminregeln definiert, anschließend wird die Telefonie angebunden und getestet. Bereits in der Einführungsphase zeigt sich der Effekt: weniger Unterbrechungen, weniger Rückrufe, mehr Ruhe im Arbeitsalltag.
DivatiAI wächst bei Bedarf mit und lässt sich schrittweise erweitern, ohne den laufenden Betrieb zu belasten.
Häufige Fragen zu DivatiAI
Was genau macht DivatiAI?
DivatiAI ist ein digitaler Rezeptionist, der eingehende Anrufe automatisch entgegennimmt, Anrufer freundlich begrüßt und einfache Anliegen wie Terminwünsche oder Weiterleitungen strukturiert verarbeitet. Ziel ist es, Erreichbarkeit sicherzustellen, ohne Mitarbeitende permanent zu unterbrechen.
Ersetzt DivatiAI eine Sekretariatskraft?
Nein. DivatiAI ersetzt kein Sekretariat und keine persönliche Betreuung. Das System übernimmt ausschließlich klar definierte, wiederkehrende Aufgaben im Erstkontakt und übergibt komplexe oder sensible Anliegen gezielt an Menschen.
Für welche Unternehmen ist DivatiAI sinnvoll?
DivatiAI eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen mit regelmäßigem Telefonkontakt, etwa Praxen, Kanzleien, Handwerksbetriebe oder Dienstleister mit Terminbetrieb. Voraussetzung ist kein großes Team, sondern der Wunsch nach verlässlicher Erreichbarkeit.
Wie natürlich wirkt die Telefonkommunikation?
DivatiAI nutzt eine ruhige, höfliche und klar strukturierte Sprachführung. Gespräche sind bewusst kurz gehalten und auf typische Anliegen begrenzt. Es gibt keine unkontrollierten Dialoge oder improvisierten Antworten.
Können Termine automatisch vereinbart werden?
Ja. DivatiAI kann einfache Terminwünsche entgegennehmen und nach vordefinierten Regeln koordinieren oder vorbereiten. Die konkrete Logik wird vorab gemeinsam festgelegt und bleibt jederzeit nachvollziehbar.
Was passiert bei komplexen oder ungewöhnlichen Anfragen?
Sobald ein Anliegen nicht eindeutig ist oder menschliche Entscheidung erfordert, leitet DivatiAI das Gespräch weiter oder dokumentiert es zur Nachbearbeitung. Automatisiert wird nur, was sicher und sinnvoll ist.
Ist DivatiAI DSGVO-konform?
Ja. DivatiAI ist DSGVO-konform konzipiert. Sprachdaten werden zweckgebunden verarbeitet, die Systeme werden in der EU betrieben und alle relevanten Datenschutzinformationen transparent bereitgestellt.
Werden Gespräche dauerhaft gespeichert?
Nein, nicht pauschal. Ob und wie Gesprächsinhalte protokolliert werden, hängt von der Konfiguration ab. Unternehmen behalten die Kontrolle darüber, welche Daten gespeichert, weitergeleitet oder gelöscht werden.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Der Einstieg ist bewusst schlank gehalten. Nach einer kurzen Abstimmung zu typischen Anrufgründen und Regeln wird DivatiAI angebunden und getestet. In der Regel ist der Nutzen bereits nach kurzer Zeit spürbar.
Benötigen wir eigene IT-Ressourcen?
Nein. Für den Betrieb von DivatiAI sind keine eigenen Entwickler oder IT-Spezialisten erforderlich. Die Lösung ist so ausgelegt, dass sie ohne technisches Projektsetup genutzt werden kann.
Ist DivatiAI ein Callcenter oder Telefonanlagen-System?
Nein. DivatiAI ist weder ein Callcenter noch eine klassische Telefonanlage. Es handelt sich um einen digitalen Empfang, der den Erstkontakt übernimmt und bestehende Abläufe ergänzt, nicht ersetzt.
Kann DivatiAI mit anderen Systemen kombiniert werden?
Ja. DivatiAI lässt sich bei Bedarf mit weiteren Lösungen kombinieren, etwa für schriftliche Anfragen oder interne Prozessautomatisierung. Der Einsatz erfolgt jedoch modular und ohne Zwang zur Komplettumstellung.
Unverbindlich prüfen, ob DivatiAI passt
Wenn Sie prüfen möchten, ob DivatiAI zu Ihrem Arbeitsalltag und Ihren Abläufen passt, können Sie dies unverbindlich tun. In einem kurzen Gespräch klären wir, ob und wie DivatiAI Sie sinnvoll entlasten kann – sachlich, transparent und ohne Verkaufsdruck.