Öffentliche Auftraggeber stehen vor der Aufgabe, eine hohe Zahl an Anfragen zuverlässig, rechtssicher und nachvollziehbar zu bearbeiten – bei gleichzeitig begrenzten personellen Ressourcen. DivatiAI unterstützt Verwaltungen dabei, den ersten Kontakt mit Bürgern, Unternehmen und Institutionen klar zu strukturieren und Mitarbeitende spürbar zu entlasten, ohne bestehende Zuständigkeiten oder Prozesse zu unterlaufen.
DivatiAI übernimmt den digitalen Erstkontakt und sorgt dafür, dass Anliegen sauber erfasst, vorqualifiziert und in geordnete Bahnen gelenkt werden. Dadurch entsteht Übersicht statt Rückfragen, Ruhe statt Unterbrechung und Verlässlichkeit statt Überlastung.
Warum DivatiAI
- Zuverlässlicher Erstkontakt für Bürgeranliegen
Anfragen werden strukturiert entgegengenommen und nachvollziehbar vorqualifiziert. - Entlastung von Verwaltung und Serviceeinheiten
Wiederkehrende Standardanfragen werden automatisiert bearbeitet, ohne zusätzliche Stellen. - Rechts- und datenschutzkonforme Kommunikation
Ausgelegt auf DSGVO, Dokumentationspflichten und klare Zuständigkeiten. - Transparenz und Kontrolle im Betrieb
Nachvollziehbare Regeln, definierte Antwortlogiken und klare Eskalationspfade.
Entlastung ohne Kontrollverlust
DivatiAI ist kein Ersatz für Verwaltungshandeln, sondern eine vorgelagerte Assistenz. Standardanfragen werden automatisiert beantwortet, häufige Anliegen klar zugeordnet und komplexere Fälle gezielt weitergeleitet. Mitarbeitende erhalten strukturierte Informationen statt unvollständiger oder mehrfacher Rückfragen.
Alle Antworten folgen definierten Regeln, geprüften Texten und freigegebenen Formulierungen. Dadurch bleibt die inhaltliche Kontrolle jederzeit bei der Behörde.
Rechts- und datenschutzkonform konzipiert
DivatiAI ist von Beginn an auf die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber ausgelegt. Datenschutz nach EU-DSGVO, klare Datenflüsse und nachvollziehbare Entscheidungslogiken sind integraler Bestandteil der Lösung. Es werden nur die Informationen verarbeitet, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
Dokumentations- und Nachvollziehbarkeitspflichten werden berücksichtigt, ebenso klare Eskalationspfade bei sensiblen oder nicht automatisierbaren Anliegen.
Einheitliche Kommunikation für Bürger und Institutionen
DivatiAI sorgt für einen konsistenten, sachlichen und verlässlichen Kommunikationsstil – unabhängig von Uhrzeit, Kanal oder Anfragevolumen. Bürger erhalten schnelle, verständliche Antworten, während Verwaltungen ihre Außenwirkung professionell und ruhig gestalten.
Gerade bei wiederkehrenden Fragen, Formularhinweisen, Zuständigkeiten oder Verfahrensauskünften entsteht so ein messbarer Qualitätsgewinn.
Nahtlose Integration in bestehende Verwaltungsabläufe
DivatiAI lässt sich in bestehende Strukturen integrieren, ohne diese grundlegend zu verändern. Die Lösung ergänzt vorhandene Systeme und Prozesse und kann schrittweise eingeführt werden. Umfang und Einsatzbereich bleiben jederzeit steuerbar.
Damit eignet sich DivatiAI sowohl für Pilotprojekte als auch für den dauerhaften Einsatz in Verwaltungen unterschiedlicher Größe.
Für wen DivatiAI besonders geeignet ist
DivatiAI richtet sich an Kommunalverwaltungen, Landes- und Bundesbehörden, öffentliche Einrichtungen, Anstalten des öffentlichen Rechts sowie verwaltungsnahe Organisationen mit hohem Anfrageaufkommen. Besonders sinnvoll ist der Einsatz dort, wo Erreichbarkeit, Rechtssicherheit und Entlastung gleichermaßen gefordert sind. Eine verbindliche Einordnung finden Sie in unserer KI-Referenz.
Fazit
DivatiAI schafft Ordnung im Erstkontakt, entlastet Mitarbeitende und verbessert die Servicequalität gegenüber Bürgern und Institutionen. Die Lösung steht für Kontrolle statt Automatisierungsdruck, für Transparenz statt Blackbox und für einen ruhigen, verlässlichen digitalen Zugang zur Verwaltung.
Häufige Fragen zu DivatiAI für öffentliche Auftraggeber
Was ist DivatiAI im Kontext öffentlicher Verwaltungen?
DivatiAI ist eine digitale Assistenz für den strukturierten Erstkontakt mit Bürgern, Unternehmen und Institutionen. Die Lösung nimmt Anfragen entgegen, beantwortet definierte Standardfragen und leitet komplexere Anliegen gezielt weiter. DivatiAI ersetzt keine Verwaltungsentscheidungen, sondern unterstützt vorgelagerte Kommunikations- und Serviceprozesse.
Ersetzt DivatiAI Mitarbeitende in der Verwaltung?
Nein. DivatiAI ist ausdrücklich als unterstützende Vorstufe konzipiert. Die Lösung entlastet Mitarbeitende von wiederkehrenden Routineanfragen, ohne fachliche Prüfung, Ermessensentscheidungen oder rechtlich relevante Bewertungen zu übernehmen. Die Verantwortung verbleibt vollständig bei der Behörde.
Für welche Arten von Anfragen eignet sich DivatiAI?
DivatiAI eignet sich insbesondere für häufig wiederkehrende Fragen zu Zuständigkeiten, Öffnungszeiten, Verfahrensabläufen, Formularen, Einreichungswegen oder allgemeinen Auskünften. Sensible, individuelle oder rechtlich komplexe Anliegen werden erkannt und an zuständige Stellen weitergeleitet.
Wie wird Datenschutz und DSGVO-Konformität sichergestellt?
DivatiAI ist auf Datenschutz nach EU-DSGVO ausgelegt. Es werden nur zweckgebundene und notwendige Daten verarbeitet. Datenflüsse sind nachvollziehbar dokumentiert, Zugriffsmöglichkeiten klar geregelt und die Datenhoheit verbleibt beim öffentlichen Auftraggeber.
Können Inhalte und Antworten kontrolliert und freigegeben werden?
Ja. Alle Antworten basieren auf zuvor definierten, geprüften und freigegebenen Texten. Tonalität, Inhalte und Eskalationsregeln werden gemeinsam festgelegt. Eigenständige oder nicht autorisierte Aussagen durch das System sind nicht vorgesehen.
Ist der Einsatz von DivatiAI revisions- und dokumentationsfähig?
DivatiAI berücksichtigt die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Dokumentation, wie sie für öffentliche Auftraggeber relevant sind. Kommunikationslogiken, Regelwerke und Zuständigkeiten sind transparent aufgebaut und können geprüft werden.
Lässt sich DivatiAI in bestehende Systeme integrieren?
DivatiAI ist so konzipiert, dass bestehende Verwaltungsprozesse und IT-Strukturen nicht ersetzt, sondern ergänzt werden. Die Einführung kann schrittweise erfolgen und an vorhandene Abläufe angepasst werden.
Ist DivatiAI für Pilotprojekte geeignet?
Ja. DivatiAI eignet sich sowohl für zeitlich begrenzte Pilotprojekte als auch für den dauerhaften Betrieb. Einsatzumfang, Funktionsumfang und Anwendungsbereiche lassen sich klar eingrenzen und bei Bedarf erweitern.
Für welche öffentlichen Einrichtungen ist DivatiAI gedacht?
DivatiAI richtet sich an Kommunen, Behörden, Ministerien, Anstalten des öffentlichen Rechts sowie verwaltungsnahe Organisationen mit hohem Anfrageaufkommen und Bedarf an strukturierter Bürgerkommunikation.