Mehr Ruhe im Praxisalltag: DivatiAI nimmt Anrufe an, koordiniert Termine und strukturiert Anliegen – damit Behandlungen nicht durch das Telefon unterbrochen werden.
Ihre wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Ständige Erreichbarkeit ohne Störungen: DivatiAI übernimmt die Erstannahme, während Ihr Team behandelt.
- Strukturierte Termin- und Rückrufkoordination: Anliegen, Zeitfenster und Kontaktdaten werden sauber erfasst.
- Einheitliche Antworten auf Standardfragen: Öffnungszeiten, Ablauf, Unterlagen, Kostenhinweise – konsistent und professionell.
- Klare Abgrenzung: organisatorisch statt medizinisch: Keine Diagnostik, keine Therapieentscheidung, kein Risiko.
- DSGVO-konform und „Made in Germany“: Vertrauenswürdiger Umgang mit sensiblen Kontaktdaten.
Für wen DivatiAI geeignet ist
DivatiAI richtet sich an gesundheitsnahe Einrichtungen mit hohem Telefonaufkommen und begrenzter Erreichbarkeit während der Leistungserbringung, unter anderem:
- Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie
- Heilpraktikerpraxen (organisatorisch)
- Reha- und Therapiezentren
- Hebammen- und Familienpraxen
- Präventions- und Gesundheitsdienstleister
- Ambulante Angebote mit Terminbetrieb
Ausgangslage: Telefon als permanenter Störfaktor
In vielen Praxen klingelt das Telefon genau dann, wenn konzentriert gearbeitet wird. Die Folge sind Unterbrechungen, verzögerte Terminvergaben und unvollständige Informationen. Gleichzeitig erwarten Patienten Erreichbarkeit, Verlässlichkeit und klare Abläufe.
Typische Herausforderungen:
- Verpasste Anrufe während der Behandlung
- Lange Rückruflisten ohne Priorisierung
- Wiederkehrende Fragen zu Ablauf, Unterlagen und Kosten
- Doppelbuchungen oder unklare Terminwünsche
- Unruhe im Team und beim Empfang
DivatiAI setzt hier an und entlastet – ohne in medizinische Inhalte einzugreifen.
Die Lösung: DivatiAI als organisatorische Erstannahme
DivatiAI übernimmt den ersten Kontakt, stellt gezielte organisatorische Fragen und dokumentiert das Anliegen strukturiert. Sie erhalten verwertbare Informationen statt Gesprächsfetzen – und entscheiden selbst, wann und wie Sie reagieren.
Ergebnis: weniger Unterbrechungen, bessere Planbarkeit, ruhigere Abläufe.
Was DivatiAI konkret leistet
1) Terminannahme und -koordination
DivatiAI erfasst Terminwünsche, Behandlungsart (Erst-/Folgetermin), Zeitfenster und Erreichbarkeit. So entstehen klare Rückruf- oder Terminlisten.
2) Beantwortung von Standardfragen
Häufige Fragen zu Öffnungszeiten, Ablauf, Rezepten, Unterlagen, Zuzahlungen oder Absagen werden konsistent beantwortet – ohne Ihr Team zu binden.
3) Strukturierte Rückruforganisation
DivatiAI priorisiert Rückrufwünsche nach Ihren Regeln und sorgt für Übersicht statt Zettelwirtschaft.
4) Saubere Dokumentation
Alle relevanten Angaben werden strukturiert festgehalten: Name, Kontakt, Anliegen, gewünschter Termin, Hinweise – nachvollziehbar und weiterleitbar.
5) Klare Abgrenzung sensibler Inhalte
DivatiAI bleibt strikt organisatorisch. Medizinische Fragen werden nicht beantwortet, sondern korrekt aufgenommen und an die zuständige Fachkraft weitergegeben.
Use Cases aus der Praxis
Use Case 1: Erstkontakt für Therapieanfrage
Ein Patient ruft an, um einen Ersttermin zu vereinbaren. DivatiAI klärt Behandlungsart, zeitliche Verfügbarkeit und notwendige Unterlagen. Ergebnis: vollständige Anfrage, gezielter Rückruf.
Use Case 2: Terminverschiebung oder Absage
Ein Patient sagt kurzfristig ab. DivatiAI nimmt die Information entgegen, dokumentiert sie und schafft so Planungssicherheit.
Use Case 3: Rückfragen zu Ablauf und Unterlagen
„Was muss ich mitbringen?“ – DivatiAI beantwortet die Frage direkt und reduziert Rückfragen an den Empfang.
Use Case 4: Hoher Anrufandrang zu Stoßzeiten
Während mehrerer Behandlungen übernimmt DivatiAI alle Anrufe und verhindert Frust durch Nichterreichbarkeit.
Integration in Ihren Alltag
DivatiAI wird so eingerichtet, dass es zu Ihren bestehenden Abläufen passt:
- Übergabe von Anfragen per E-Mail oder Aufgabenliste
- Klare Regeln für Rückruf, Terminvergabe und Priorisierung
- Anpassbare Gesprächsleitfäden je Praxis
- Keine aufwendige IT-Umstellung nötig
Datenschutz und Vertrauen
Gerade im Gesundheitsumfeld ist ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten essenziell.
- DSGVO-konforme Verarbeitung mit klarer Zweckbindung
- Datenminimierung: nur organisatorisch notwendige Informationen
- Made in Germany: Vertrauen durch transparente Standards
- Kontrollierbare Leitfäden: Sie bestimmen, welche Daten erhoben werden
Häufige Fragen – FAQ
Ersetzt DivatiAI den Empfang oder die Praxisassistenz?
Nein. DivatiAI ergänzt Ihr Team, indem es die Erstannahme und Organisation übernimmt. Fachliche Entscheidungen bleiben immer bei Ihren Mitarbeitenden.
Gibt DivatiAI medizinische Auskünfte?
Nein. DivatiAI ist strikt organisatorisch. Medizinische Fragen werden nicht beantwortet, sondern strukturiert weitergeleitet.
Wie profitieren Patienten davon?
Patienten erreichen immer jemanden, bekommen klare Informationen und erleben einen ruhigen, professionellen Ablauf – auch außerhalb Ihrer Telefonzeiten.
Ist DivatiAI DSGVO-konform einsetzbar?
DivatiAI ist für den datenschutzkonformen Einsatz konzipiert. Die organisatorischen Rahmenbedingungen (z. B. Auftragsverarbeitung) werden wie bei jeder professionellen Lösung sauber geregelt.
Wie schnell kann ein Pilotbetrieb starten?
In der Regel kurzfristig, da keine große IT-Umstellung nötig ist. Entscheidend sind klare Leitfäden und Priorisierungsregeln.
Für welche Einrichtungen ist DivatiAI weniger geeignet?
Für Bereiche, in denen telefonische medizinische Beratung oder Diagnostik zwingend erforderlich ist. DivatiAI bleibt bewusst organisatorisch.
DivatiAI hilft gesundheitsnahen Dienstleistern, den Telefonstress zu reduzieren, Abläufe zu ordnen und Patienten verlässlich zu erreichen – ohne Risiken durch medizinische Inhalte. Eine verbindliche Einordnung finden Sie in unserer KI-Referenz.