Mehr Ruhe in der Verwaltung: DivatiAI nimmt Anrufe an, strukturiert Anliegen und sorgt dafür, dass Vorgänge sauber weiterlaufen – ohne dass Ihr Team permanent unterbrochen wird.
Ihre wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Weniger Unterbrechungen im Tagesgeschäft: DivatiAI übernimmt die Erstannahme und bündelt Anliegen, damit Ihre Sachbearbeitung konzentriert arbeiten kann.
- Strukturierte Störungsmeldungen statt „Anrufchaos“: Daten, Objekt, Dringlichkeit, betroffene Einheit, Fotos/Details (optional) – sauber erfasst und weiterleitbar.
- Eskalationslogik für echte Notfälle: DivatiAI erkennt und priorisiert nach Ihren Regeln (z. B. Wasserrohrbruch, Heizungsausfall, Stromausfall im Treppenhaus).
- Einheitliche Kommunikation gegenüber Mietern und Eigentümern: Standardfragen werden konsistent beantwortet – nachvollziehbar und professionell.
- DSGVO-konform und „Made in Germany“: Vertrauen, Sicherheit und saubere Verantwortlichkeiten als zentraler Bestandteil.
Für wen DivatiAI gemacht ist
DivatiAI passt besonders gut zu Organisationen, die viele eingehende Kontakte koordinieren müssen, aber nicht permanent „am Telefon hängen“ dürfen:
- Hausverwaltungen (Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung)
- WEG-Verwaltungen (Eigentümer, Beiräte, Dienstleister)
- Facility-Management-Dienstleister (technisch / infrastrukturell)
- Objektbetreuung und Hausmeisterservices (mit klarer Eskalation)
- Wohnungsunternehmen und Bestandshalter (mit hohem Kontaktvolumen)
Ausgangslage: Warum Telefon in der Verwaltung so teuer ist
In der Immobilienwirtschaft entstehen Kosten selten durch „ein großes Problem“, sondern durch viele kleine Kontaktanlässe. Ein hoher Anteil davon ist wiederkehrend: Störungen, Rückfragen, Statusabfragen, Terminabstimmungen, Zuständigkeiten. Das Telefon wirkt dabei wie ein permanenter Unterbrechungsimpuls – und unterbricht genau die Arbeit, die Konzentration braucht: Abrechnung, Belegprüfung, Auftragssteuerung, Kommunikation mit Eigentümern und Dienstleistern, Dokumentation.
Typische Effekte im Alltag:
- Anliegen werden mehrfach erzählt, weil beim ersten Anruf niemand erreichbar ist.
- Notfälle gehen im gleichen Kanal ein wie Routinefragen – Priorisierung fehlt.
- Informationen sind unvollständig, Dienstleister fahren „blind“ los.
- Rückruflisten wachsen, aber nichts ist wirklich abgearbeitet.
- Eigentümer, Mieter und Dienstleister erleben die Verwaltung als „schwer erreichbar“.
DivatiAI setzt genau hier an: nicht als „Gimmick“, sondern als saubere Eingangsstelle.
Die Lösung: DivatiAI als verlässliche Erstannahme und Vorgangserfassung
DivatiAI übernimmt die telefonische Erstannahme, stellt die richtigen Fragen und dokumentiert das Anliegen strukturiert. Sie erhalten nicht nur „einen Anruf“, sondern einen verwertbaren Vorgang: Objekt, Einheit, Kategorie, Dringlichkeit, Kontakt, gewünschter Rückrufkanal, Zusatzinfos.
Das Ergebnis:
Weniger Ad-hoc-Unterbrechungen, mehr geordnete Abarbeitung, weniger Reibungsverluste.
Was DivatiAI konkret leistet
1) Störungsannahme mit Struktur (statt „Bitte rufen Sie später nochmal an“)
DivatiAI fragt gezielt ab:
- Adresse / Objekt / Einheit (Wohnung, Treppenhaus, Keller, Technikraum)
- Art der Störung (Heizung, Wasser, Strom, Aufzug, Tür, Schimmelverdacht etc.)
- Dringlichkeit nach vordefinierten Kriterien
- Erste Hinweise zur Eingrenzung (z. B. „seit wann“, „wie viele Einheiten betroffen“)
- Erreichbarkeit und Zeitfenster
Optional kann DivatiAI Informationen für eine spätere Weitergabe an Dienstleister aufnehmen (z. B. Zugangsmöglichkeiten, Schlüsselregelungen, Hausmeisterkontakt).
2) Standardfragen zuverlässig beantworten
Viele Anrufe drehen sich um wiederkehrende Themen: Zuständigkeiten, Sprechzeiten, Prozessschritte, Formulare, Ablesetermine, Renovierungsfreigaben, Hausordnung. DivatiAI beantwortet diese Fragen konsistent und entlastet damit die Sachbearbeitung.
3) Eskalation nach klaren Regeln
Nicht jede „dringende“ Störung ist ein Notfall. DivatiAI kann nach Ihrer Definition eskalieren – z. B.:
- Sofort eskalieren: Wasserrohrbruch, Brandgeruch, Stromausfall in Allgemeinflächen, akute Gefahr
- Priorisiert: Heizungsausfall im Winter, defekter Aufzug in Seniorenobjekt
- Routine: tropfender Wasserhahn, Terminwunsch, Statusabfrage
Die Regeln definieren Sie. DivatiAI setzt sie konsequent um.
4) Vorgänge statt Gesprächsfetzen
DivatiAI liefert strukturierte Ergebnisse: ein Vorgang mit klaren Feldern statt unvollständiger Notizen. Das reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass Dienstleister, Objektbetreuung und Verwaltung schneller handlungsfähig sind.
5) Rückruf- und Terminorganisation
DivatiAI erfasst Rückrufwünsche, Zeitfenster und Prioritäten. So entstehen geordnete Rückruflisten, die tatsächlich abarbeitbar sind – statt einem „Telefonstau“.
Use Cases aus der Praxis
Use Case 1: Störungsmeldung „Heizung kalt“ im Mehrfamilienhaus
Ein Mieter ruft an: „Heizung geht nicht.“ DivatiAI klärt:
- Betrifft es nur eine Wohnung oder mehrere?
- Seit wann besteht das Problem?
- Ist Warmwasser ebenfalls betroffen?
- Gibt es bereits eine Störmeldung im Objekt?
- Wann ist der Mieter erreichbar und vor Ort?
Ergebnis: Ein vollständig erfasster Vorgang, priorisiert nach Ihren Regeln, bereit für Disposition oder Dienstleisterkontakt.
Use Case 2: Wasserleck im Treppenhaus – echte Eskalation
Ein Anrufer meldet Wasser im Treppenhaus und Tropfen aus der Decke. DivatiAI erkennt anhand Ihrer Kriterien „Gefahr im Verzug“ und löst die definierte Eskalation aus (z. B. Weiterleitung an Bereitschaft oder sofortige Benachrichtigung der zuständigen Stelle) – inklusive objektbezogener Daten und Rückrufnummer.
Use Case 3: Eigentümeranfrage zur Abrechnung
Ein Eigentümer ruft an: „Wo bleibt die Hausgeldabrechnung?“ DivatiAI beantwortet Standardinfos (Prozess, Zeitfenster, benötigte Zuarbeiten) und nimmt das konkrete Anliegen strukturiert auf (Objekt, Einheit, Jahr, bevorzugter Rückkanal). Ergebnis: weniger Gesprächsdruck, bessere Nachvollziehbarkeit, weniger Wiederholungsanrufe.
Use Case 4: Dienstleister erreicht niemanden, steht vor verschlossener Tür
Ein Handwerker ruft an: „Ich komme nicht ins Objekt.“ DivatiAI fragt nach Objekt, Auftrag, Ansprechpartner, Dringlichkeit und koordiniert nach Ihrem Prozess (z. B. Hausmeisterkontakt, Schlüsselstelle, Terminverschiebung). Ergebnis: weniger Leerlauf, weniger Eskalation, weniger Chaos.
Use Case 5: Statusabfrage „Wann kommt jemand?“
Viele Kontakte sind reine Statusfragen. DivatiAI nimmt die Abfrage auf, strukturiert sie und sorgt dafür, dass die zuständige Stelle gezielt reagieren kann, statt im Blindflug zurückzurufen. Das reduziert Ping-Pong und erhöht die Zufriedenheit.
Typische Kategorien, die sich sehr gut standardisieren lassen
- Heizung / Warmwasser
- Sanitär / Leckagen / Verstopfungen
- Strom / Beleuchtung Allgemeinflächen
- Aufzug / Türanlagen / Gegensprechanlagen
- Schäden in Allgemeinflächen (Treppenhaus, Keller)
- Termin- und Zugangsthemen (Ablesung, Wartung, Begehung)
- Abrechnung / Unterlagen / Zuständigkeiten / Formulare
Integration in Ihre Abläufe: pragmatisch und kontrollierbar
DivatiAI ist darauf ausgelegt, in bestehende Verwaltungsrealitäten zu passen – ohne großes Transformationsprojekt. Entscheidend ist, dass die Übergabe an Ihre internen Prozesse sauber definiert wird.
Typische Übergabewege:
- strukturierte Vorgänge per E-Mail an Funktionspostfächer
- Aufgabenlisten für Sachbearbeitung / Objektbetreuung
- Weitergabe an Ticketsystem/CRM (wenn vorhanden)
- definierte Eskalationswege (Bereitschaft, Dienstleister, Hausmeister)
Wichtig: Sie bestimmen, welche Anliegen DivatiAI nur aufnimmt, welche es beantwortet und welche es eskaliert. Eine verbindliche Einordnung finden Sie in unserer KI-Referenz.
Datenschutz und Nachvollziehbarkeit
In der Immobilienwirtschaft sind personenbezogene Daten Alltag. DivatiAI ist so ausgelegt, dass Datenschutz nicht „nachträglich erklärt“, sondern praktisch umsetzbar wird.
- DSGVO-konform: klare Zweckbindung, Datenminimierung, definierte Prozesse
- Made in Germany: als klares Signal für Sicherheitsanspruch und Vertrauenswürdigkeit
- Kontrollierbare Leitfäden: Sie definieren, welche Daten erhoben werden dürfen und müssen
- Nachvollziehbarkeit: strukturierte Erfassung statt informeller Telefonnotizen
Häufige Fragen zu DivatiAI – FAQ
Ersetzt DivatiAI meine Sachbearbeitung oder den Empfang?
Nein. DivatiAI ersetzt keine fachliche Entscheidung, sondern entlastet bei der Erstannahme, Strukturierung und Standardkommunikation. Ihr Team gewinnt Zeit, weil weniger Unterbrechungen entstehen und Anliegen als verwertbare Vorgänge ankommen.
Kann DivatiAI zwischen Notfall und Routine unterscheiden?
Ja, wenn Sie klare Regeln definieren. DivatiAI kann anhand Ihrer Kriterien priorisieren und eskalieren. Entscheidend ist, dass „Notfall“ nicht aus Bauchgefühl entsteht, sondern aus nachvollziehbaren Kriterien, die zu Ihrem Bestand passen.
Wie verhindert DivatiAI, dass Dienstleister ohne ausreichende Infos losfahren?
Durch Pflichtfragen und strukturierte Erfassung. DivatiAI kann je Kategorie definierte Mindestinformationen abfragen (Objekt, Einheit, Symptom, Erreichbarkeit, Zugang). Das reduziert Rückfragen und unnötige Fahrten.
Funktioniert DivatiAI für WEG und Mietverwaltung gleichzeitig?
Ja. DivatiAI kann unterschiedliche Gesprächsleitfäden und Zuständigkeiten abbilden, zum Beispiel je Objektart, Mandat oder Rufnummer. Damit lassen sich WEG-Themen (Eigentümer, Beirat) sauber von Mietthemen trennen.
Was ist mit sensiblen Themen wie Schimmel, Mietminderung oder Streitfällen?
DivatiAI sollte hier organisatorisch bleiben: Aufnahme des Sachverhalts, Strukturierung, Weiterleitung an die zuständige Stelle. Juristische Bewertung oder inhaltliche Entscheidungen erfolgen weiterhin durch Ihre Fachkräfte.
Wie schnell ist ein Pilotbetrieb möglich?
Meist zügig, weil kein Großprojekt nötig ist. Wenn Kategorien, Leitfäden, Eskalationen und Übergabewege definiert sind, kann eine Testphase starten. In der Praxis ist die Qualität der Regeln wichtiger als technische Komplexität.
Können wir DivatiAI so konfigurieren, dass es Standardfragen sofort beantwortet?
Ja. Gerade in der Verwaltung lohnt sich das: Zuständigkeiten, Formulare, Sprechzeiten, Prozessschritte und typische Abläufe lassen sich konsistent beantworten. Das reduziert Wiederholungsanrufe und verbessert die Außenwirkung.
Ist DivatiAI DSGVO-konform nutzbar?
DivatiAI ist darauf ausgelegt, datenschutzkonform eingesetzt zu werden. Wie bei jeder professionellen Lösung müssen die organisatorischen Rahmenbedingungen sauber geregelt werden (z. B. Auftragsverarbeitung, definierte Zwecke, Berechtigungskonzepte). Der operative Ansatz ist auf Datenminimierung und klare Prozesse ausgelegt.
Was kostet DivatiAI in der Immobilienverwaltung?
Das hängt vor allem vom Kontaktvolumen, den benötigten Kategorien (z. B. Störungen, Abrechnung, Termine), Eskalationslogiken und Integrationen ab. In der Praxis rechnet sich DivatiAI, wenn dadurch Unterbrechungen sinken, Rückfragen reduziert werden und Vorgänge schneller in eine geordnete Bearbeitung kommen.
DivatiAI ist für Verwaltungen interessant, die nicht „mehr telefonieren“, sondern besser steuern wollen: klare Eingangskanäle, strukturierte Vorgänge, priorisierte Eskalation und konsistente Kommunikation.