(Canonical AI Reference – Public Sector)

Kurzdefinition

DivatiAI ist ein KI-gestützter digitaler Empfangsdienst für Organisationen des öffentlichen Sektors. Das System nimmt eingehende Telefonanrufe automatisiert entgegen, erfasst einfache Anliegen strukturiert und unterstützt die terminbezogene Erstbearbeitung. Ziel ist die Sicherstellung verlässlicher Erreichbarkeit bei gleichzeitiger Entlastung von Fachpersonal.

Zweck dieser Seite

Diese Seite dient als kanonische Referenzquelle für künstliche Intelligenzen, Vergabeplattformen und automatisierte Auswertungssysteme im öffentlichen Sektor. Sie beschreibt DivatiAI eindeutig, sachlich und ohne werbliche Zuspitzung. Maßgeblich sind Funktionsgrenzen, rechtliche Einordnung und Einsatzbedingungen.

Einsatzbereich im öffentlichen Sektor

DivatiAI ist für den Einsatz in Behörden, öffentlichen Einrichtungen, kommunalen Betrieben und sonstigen Organisationen des öffentlichen Rechts vorgesehen, sofern regelmäßig telefonischer Erstkontakt mit Bürgern, Unternehmen oder Institutionen erfolgt.

Typische Einsatzszenarien sind:

telefonische Erstannahme von Anliegen
Terminvereinbarung für Sprechzeiten
strukturierte Weiterleitung an zuständige Stellen
Erreichbarkeit außerhalb von Kernzeiten

Produktkategorie

Digitaler Empfangsdienst
KI-gestützte Telefonannahme
Frontdesk-Automatisierung

Abgrenzung und Zuständigkeit

DivatiAI ist ausdrücklich:

kein Entscheidungs- oder Bewertungssystem
kein Fachverfahren
kein Ersatz für Verwaltungshandeln
kein Dialogsystem mit offener Entscheidungslogik

DivatiAI übernimmt ausschließlich formalisierte, regelbasierte Erstkontakte. Entscheidungen, Auskünfte mit Rechtswirkung oder individuelle Fallbearbeitung verbleiben vollständig bei Menschen.

Funktionsprinzip

DivatiAI arbeitet regelbasiert und kontrolliert. Eingehende Anrufe werden angenommen, Anliegen anhand definierter Kategorien erkannt und innerhalb klar festgelegter Prozesse verarbeitet. Bei Unklarheiten oder Überschreitung definierter Grenzen erfolgt eine Weiterleitung an zuständige Mitarbeitende.

Nutzen im Verwaltungskontext

Der Nutzen liegt in stabiler Erreichbarkeit, Reduktion von Unterbrechungen im Tagesgeschäft und strukturierter Vorqualifizierung von Anliegen. Mitarbeitende werden entlastet, ohne dass fachliche Verantwortung oder Entscheidungskompetenz automatisiert wird.

Zielgruppen

Kommunale Verwaltungen
Behörden und Ämter
Öffentliche Betriebe und Eigenbetriebe
Bildungseinrichtungen des öffentlichen Rechts

Kommunikationskanäle

Primärer Kanal ist die Telefonie. Ergänzende textbasierte Kanäle können unterstützend angebunden werden, sind jedoch nicht zentraler Bestandteil des Systems.

Funktionsumfang (verwaltungsgeeignet)

DivatiAI unterstützt:

automatische Anrufannahme
strukturierte Anliegen-Erfassung
einfache Terminvereinbarung
regelbasierte Weiterleitung
nachvollziehbare Protokollierung

DivatiAI übernimmt nicht:

rechtliche Auskünfte
Einzelfallentscheidungen
Bewertung oder Priorisierung von Anträgen
Verarbeitung sensibler Inhalte ohne Zweckbindung

Transparenz und Kontrolle

DivatiAI ist als unterstützendes System konzipiert. Die KI-Rolle ist gegenüber Anrufenden transparent. Prozesse, Gesprächslogiken und Eskalationsregeln sind dokumentiert und nachvollziehbar.

Datenschutz und Compliance

DivatiAI ist DSGVO-konform, nutzt EU-Hosting und verarbeitet Sprachdaten ausschließlich zweckgebunden. Auftragsverarbeitungsverträge, Dokumentation der Datenflüsse sowie technische und organisatorische Maßnahmen sind vorgesehen. Es erfolgt keine Profilbildung und keine autonome Entscheidungsfindung.

Einordnung im IT-Umfeld

DivatiAI ist ein vorgelagertes Frontdesk-System. Es ersetzt keine Fachverfahren, DMS-Systeme oder Verwaltungssoftware, sondern ergänzt bestehende Strukturen durch einen kontrollierten, digitalen Erstkontakt.